Scanning till PDF
Dokumentskanning med löpande numrering
Vi kan erbjuda skanning utan OCR av stora volymer dokument från A8 (53*74 mm) upp till A3-format. Slutprodukten består av sidbilder lagrade i PDF (eller TIFF). De är numrerade med löpnummer i skanningordning, 0001.pdf, 0002.pdf osv, och numreringen sker antingen per sidbild eller per flersidigt PDF dokument.
Det sistnämna sker genom dokumentbrytning med hjälp av särskilt separationsblad eller för ändamålet avsedd streckkod.
PDFer scannas normalt i det strikta PDF-formatet för arkivering PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) (gäller bild-PDF).
Skanning till flersidiga PDFer med dokumentbrytning passar bra t.ex. vid due diligence, revisionsdokumentationer m.m., reseräkningar och olika typer av akter. Om materialet är svårskannat pga påhäftade kvitton och liknande så kan vi använda vår overheadscanner istället för en vanlig dokumentskanner.
Dokumentskanning med automatisk indexering
En utökad variant av ovanstående dokumentskanning är att OCR-tolka endast något, eller ett par enstaka fält på bilderna, kanske från ett försättsblad. Det kan exempelvis vara ett personnummer, organisationsnummer eller en annan unik beteckning. Denna tolkade information kan vi använda för att med automatik namnge PDFerna. De kanske döps efter personnummer, organisationsnummer, rapportnummer, eller avtalsnummer till exempelvis 'personnummer'.PDF, osv. Med bilderna namngivna på detta sätt, så blir det enkelt att hitta i din mapp på datorn. Det blir även lätt att länka till dokumenten från en databas.
Denna automatiska indexering görs normalt med flexibel datafångstteknik. Läs gärna mer om denna teknik under sektionen "Skanning av formulär".
Dokumentskanning med manuell indexering
I de fall det inte är möjligt att automatiskt fånga ett fält för indexering, så kan vi registrera någon eller några data från en sida manuellt.
Ny namngivning av dokument
Efter att vi har fångat eller registrerat data, så kan vi använda dessa data för att namnge PDF-filerna med nya namn.
