Skanning

Inskanning till PDF-filer av stora volymer dokument från A8 (53*74 mm) upp till A3-format med automatisk dokumentskanner, och därefter upp till A1+ med overheadskanner! Slutprodukten består av sidbilder lagrade i PDF-format. De är numrerade med löpnummer i skanningordning, 0001.pdf, 0002.pdf osv, och numreringen sker antingen per sidbild eller per flersidigt PDF dokument. Normalt skannar vi i gråskala 300 dpi, men vi kan även skanna i svartvitt, gråskala eller färg upp till 600 dpi.

Dokumentbrytning sker med hjälp av särskilt separationsblad med för ändamålet avsedd streckkod.

PDF-filer scannas normalt i det strikta PDF-formatet för arkivering PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) (gäller bild-PDF).

Skanning till flersidiga PDF-filer med dokumentbrytning passar bra t.ex. vid due diligence, revisionsdokumentationer m.m., reseräkningar och olika typer av akter. Om materialet är svårskannat pga påhäftade kvitton och liknande så kan vi använda vår overheadscanner istället för en vanlig dokumentskanner.

Scanning av dokument till pdf med OCR-tolkat textlager för sökning

Efter att vi scannat dokumenten till bild-PDF-filer, så OCR-tolkar vi med bästa programvaran för massbearbetning!

Scanning av bok, häfte, katalog till PDF med OCR-tolkat textlager för sökning

Vi "slaktar" boken/häftet (eller använder overheadscanner), Vi mäter sidstorlek och skannar i exakt rätt storlek, vi OCR-tolkar med bästa programvaran; antingen (1) batch OCR utan att rätta osäkra tecken, eller (2) med rättning av osäkra tecken och ord. Vi beskär till sist sidorna elektroniskt med ett par mm för snyggt utseende (ej permanent, det går att ta bort). Vi kan även gå igenom sida för sida och räta upp vissa sidor och textrader manuellt, och snygga till marginaler, i en särskild programvara för jobb som kräver extra hög kvalitet i utseendet!

För finstilta kataloger kan vi först skanna högupplöst och OCR-tolka, för att sedan nedsampla upplösningen, samt komprimera för mindre storlek lämplig för internet.

Dokumentskanning med automatisk indexering

En utökad variant av ovanstående dokumentskanning är att OCR-tolka endast något, eller ett par enstaka fält på bilderna, kanske från ett försättsblad. Det kan exempelvis vara ett personnummer, organisationsnummer eller en annan unik beteckning. Denna tolkade information kan vi använda för att med automatik namnge PDFerna. De kanske döps efter personnummer, organisationsnummer, rapportnummer, eller avtalsnummer till exempelvis 'personnummer'.PDF, osv. Med bilderna namngivna på detta sätt, så blir det enkelt att hitta i din mapp på datorn. Det blir även lätt att länka till dokumenten från en databas.

Denna automatiska indexering görs normalt med flexibel datafångstteknik. Läs gärna mer om denna teknik under sektionen "Skanning av formulär".

Dokumentskanning med manuell indexering

I de fall det inte är möjligt att automatiskt fånga ett fält för indexering, så kan vi registrera någon eller några data från en sida manuellt.

Ny namngivning av dokument

Efter att vi har fångat eller registrerat data, så kan vi använda dessa data för att namnge PDF-filerna med nya namn.